2021年2月19日 星期五

《影片筆記》-張國洋 專案管理是你最好的人生指南(TED演講)

《影片筆記》-張國洋 專案管理是你最好的人生指南(TED演講)

鐵(Tie)
專案管理究竟是什麼,又該怎麼用來管理我們的人生,我覺得大人學創辦人張國洋老師說得非常好,人生是一個充滿驚喜的旅程,有意識的透過專案管理來不斷機動的調整和因應改變,才能讓自己的人生順暢運轉,就讓我們看下去吧!

本篇分享自己記錄的「專案管理是你最好的人生指南 | 張國洋 GUO-YANG CHANG | TEDxCGU」影片筆記
有時間軸註記相關段落位置,並調整為適合閱讀的文句。


專案管理是什麼

時間軸(24秒)
專案管理用一句話來形容就是
「面對高度不確定性事情時提高成功率的方法」。

這些要管理的專案可能是如何把人送上月球、研發covid-19的疫苗或怎麼建一個演講廳,甚至也包含了規劃我們的人生。

本次演講談的不是複雜的商務概念,而是來聊人生怎麼規劃,相信對大家來說,人生都是一個高度不確定性的歷程。但如果我們能夠有一些方法,可以把這個不確定性達到某種程度的控制,那這應該就是一個滿好的事。

時間軸(1分11秒)
很少人會對自己的人生策略有什麼想法或規劃,大部分人可能想的都是,我就一步一步且戰且走,沒有想太多,但這是不正確的!

另外也有一些人,可能在年輕的時候,就有幫自己展開一個人生地圖或是人生劇本,這個人生的地圖或劇本,你可能已經想到我在哪個時段要做什麼事情,我在哪個年紀要達成什麼目標。

一般人生規劃的兩個誤區

時間軸(1分54秒)
雖然有想人生規劃是還滿好的一件事,但很遺憾這樣的一個人生劇本、地圖,你幾乎是沒辦法完整實現的。因為你越往後走你可能會發現,或許你可以成功達成其中一個或兩個的里程碑,但後面很多的設想會完全被時間打偏。

原因很簡單,因為我們大部分人在做任何規劃的時候,往往都會忽略兩個很重要的變因。

1. 計畫趕不上變化


不管我們多麽仔細規劃人生,生命必然是有一個隨機性(意外性)在。

假設你曾經想過,有一天要去美國唸書、發展或工作,也確實朝這個方向努力,但今年卻碰到了covid-19,變得全世界哪裡都不能去,計畫就被打亂了。抑或是你認識了一個男朋友或女朋友,兩個人雖然非常相愛,但對方完全不想離開台灣,這時候又該怎麼辦?

也就是說不管你前面做了多詳細的計畫,都有可能因為這樣的變異,讓這個計畫後續不再可行。

2. 有太多未知狀況


有很多細節的狀況,我們初期是不知道的。

很多人可能有個感興趣的事務,比方一個人他可能從小喜歡打電動,長大想成為一個遊戲設計師;他可能喜歡看漫畫,就想成為一個漫畫家;他喜歡喝咖啡,希望將來可以開自己的咖啡店。

這樣的想法很不錯,很多人也真的有嘗試往那個方向前進,但有趣的事情就在於這個體驗的過程,會忽然讓你意識到,在那個領域如果要成功,目前自己的天份可能不足夠;或者是嘗試一段時間之後,發現那個工作環境其實不是那麼喜歡,常常要加班之類的。

甚至有些人,真的嘗試了一段時間之後,發現自己更喜歡當一個消費者,而不是生產者(就像看漫畫很開心,但畫漫畫太辛苦了)。

講者張國洋說當年自己也是這樣,唸土木工程好不容易念到畢業,也真的在一個土木工程領域做了3年,做著做著就發現自己壓根不喜歡土木工程。

你可能會說這一切也太扯了吧!
但實際上就是如此,我們要在一個領域走到一定程度,才會知道很多過去不知道的事情(例如沒有天份、不喜歡該領域或工作環境等等),甚至是你更喜歡當一個消費者。

這些種種的阻礙,都會讓我們原來漂亮完整的人生地圖(規劃)再也走不下去。

鐵的短評:我覺得我們缺少的就是大量嘗試,往往太早就被侷限了夢想,小學時自己所想做的工作,可以說跟現在是截然不同的吧。有認識的朋友本來讀師範大學是可以選擇公費,讓政府最後得派工作給你做來償還學費,但他卻選擇了自費,想靠自己找學校,後來卻因為少子化,大量的老師是找不到工作的。意外之所以是意外,是因為往往會讓我們措手不及!

用專案管理讓規劃更成功

時間軸(5分40秒)
所以怎麼辦?
不做計畫嗎?放棄嗎?就隨著命運隨波逐流嗎?
答案都不是的,我們或許可以從專案管理中來借鏡一些東西。
不管今天是一個商務上的專案,或是科學上的專案,所有的事情幾乎都會經歷到高度的不確定性(意外、變動)。

就拿covid-19疫苗來說,全世界如火如荼的在努力,可是對我們大部分人來說,對這個病毒的瞭解還非常淺薄。有沒有可能過兩個月,又認識到病毒更多的細節,造成過去研發的整個方向都必須要做調整。

也因此在商務、科學領域上,做專案管理有一個非常重要的重點,就在於我們要能夠機動的來調整跟因應。而這個專案管理在商務、科學領域上對於機動的因應跟調整,是可以用在我們的人生中的!

鐵的短評:像前面說的老師的例子,這時候就得針對職涯規劃,先想好如果產業出現了變動該怎麼做,不能當老師還能做什麼?

三個規劃人生計畫的原則(方法)


時間軸(6分52秒)

原則一:盡早探索,以終為始

大部分的人可能都會有個迷思,會覺得做人生計畫,第一個重點應該是去想我在不同年紀,想要達成什麼、想要做什麼事,其實不是這麼一回事!

第一個要問自己的問題是,如果有一天我達成了那個夢想、目標,我會不會喜歡那個結果?

假設你從來沒有爬過山,第一次幫自己做一個爬山規劃,卻是要去歐洲爬馬特洪峰(這個山非常的難爬,它比玉山還恐怖)。你如果從來沒有爬過山,花了很多時間來訓練自己,然後買了複雜昂貴的裝備,甚至老遠飛到歐洲去,結果最後爬上了山頂卻發現根本不喜歡爬山,那這一切不是搞笑嗎!

你可能說你沒有這麼傻,你才不會做這樣的事情,但類似的狀況在很多人的身上是可以看到的。

什麼意思呢?周圍很多朋友他可能花了一輩子的時間努力存錢,好不容易存到錢開了一間夢想的咖啡店,開了3個月他發現自己其實根本不喜歡經營,甚至是根本不善於經營,那...接下來怎麼辦呢?

也認識不少人花了很多時間跟心力去補習,好不容易考上了公務員,卻在分發到單位之後半年就後悔了,因為他覺得無法適應那樣子官僚的環境,那...接下來的人生該怎麼辦呢?這就是第一個很大的問題!

我們哪一天如果真的達成了夢想,是為那個夢想開心,還是我們是痛苦的?很多人生的悲劇不是無法達成夢想,而是很辛苦達成了夢想之後,發現自己其實根本不要這個東西!

時間軸(9分21秒)
接著回到人生的話題上,大家可以問問自己。
接下來想做什麼工作?
善於做什麼事情?
自己的天賦、熱情、能力在哪裡?
想跟什麼樣的人一起工作?
想待在什麼環境之中?

簡單的講就是自己想過什麼樣的人生?以及為了這個人生願意犧牲什麼東西?
我猜很多人從來沒有想過這個問題,直到你開始工作,甚至工作很久才意識到這個問題,但這個問題非常值得我們事先想一想。

想的過程中你可能會發現你沒有答案,或是你想出了1~2個答案,但你不是很確定那個答案,是不是自己真心想要、喜歡的,這時候怎麼辦呢?請參照第二個原則。

時間軸(10分24秒)

原則二:快速實驗,同步收斂

第二個原則跟實驗和收斂有關,像前面提到的爬山,你或許並不知道自己喜不喜歡去歐洲爬山,但你至少可以幫自己做一些低成本的實驗。

什麼是低成本的實驗

不知道自己喜不喜歡爬山?那先去爬爬象山。
不知道自己能不能適應歐洲的飲食?那就在台灣先吃一些歐洲的食物看看。
不知道自己能不能坐長程的飛機去歐洲?可以在台灣找一個環島的火車坐坐看。
時間軸(10分42秒)

總之透過這樣的低成本實驗,你會發現你在這整個過程中,是樂在其中的,還是發現自己對這件事是深惡痛絕。無論如何,找到答案總好過沒有答案!

時間軸(11分23秒)
回到人生也是同樣的概念
假設你將來的夢想是開一間咖啡店,有夢想很好,但你要去驗證這個夢想,驗證夢想並不是說你接著要開始存錢,或者要去唸個MBA來確保將來可以經營得當,這都是不對的,這都是繞路!

反而要做的應該是幫自己做一個實驗,可以找一個生意好的咖啡店去那邊當工讀生,至少做3個月或半年。

如果你去一個生意好的咖啡店當工讀生半年之後,你每天起床都覺得是充滿活力的,並且很期待要去上班(想到又可以招呼客人、又可以沖泡咖啡、做自己喜歡做的事),那搞不好開咖啡店對你來說就是一條對的路。

那有沒有可能反過來?在這個咖啡店做了半年工讀生之後,你每天起床都希望鬧鐘不要響,希望可以睡久一點;想到要去那邊上班、面對客人,就覺得心情低落。那這時開咖啡店對你來說,可能就不是一個正確的選擇跟答案。

這個問題又延伸到下一個原則

時間軸(12分52秒)

原則三:短期衝刺,逐步推進

這個原則跟衝刺有關,像前面說你不知道自己喜不喜歡爬山,就幫自己做小規模的測試,你可能在台灣幫自己安排多爬幾座山,爬了三座之後,慢慢開始發現爬山很有樂趣、很好玩也很喜歡,而且在這樣實驗的過程中,你也會發現自己不足的地方。

舉例來說,可能爬山的時候,走著走著發現自己的腿很強壯,走很遠都不會累,可是卻發現自己的手好像肌肉無力,去一些要攀爬的地方都攀不上去,沒辦法去看一些有美景的地方,這時候怎麼辦?這時候很簡單,就幫自己安排3個月的短期衝刺,去健身房專門訓練手臂的肌肉。

3個月之後你再去爬山,發現自己原來去不了的地方,現在可以去到了,原來做不到的行為,可以做到了。並且你可以繼續享受爬山的樂趣,還能做得更好、更有成就感,沈浸在爬山這件事情之中,不斷不斷的想要做更多。

時間軸(14分09秒)
回到人生,完全是一樣的方向。

假設你真的有照前面的建議,去了一個咖啡店當工讀生,做了半年,發現在這個過程中,你非常非常的投入和享受,但你也一定會發現自己擅長、不擅長的事。

如果半年之後,你還是覺得開咖啡店是自己的夢想,那這時就可以幫自己列出短期的衝刺計畫,我要補強什麼東西、學什麼東西,繼續鑽研並提升自己,那你就可以讓自己更迅速的走在夢想道路上。

也有可能反過來,在咖啡店做了半年,發現自己其實沒有那麼熱愛咖啡,甚至你真的去沖泡咖啡,發現泡咖啡有點難度、門檻,好像沒有那個天份。可是你在嘗試的過程中,還是覺得想要開個店,只是咖啡店可能就不是最優先的選擇。

這半年裡面,你搞不好接觸了甜點,發現甜點很有意思、學問,搞不好在甜點裡面你找到了另一個天賦。接下來或許就能把開咖啡店的夢想,轉移變成一個開甜點店的夢想。

在轉移的過程中,你也會立刻知道你還缺什麼,而這個缺憾值得你衝刺。並且這個缺憾你衝刺了,你就會越靠近你的夢想,所以也會讓你很快的走入一個「正向循環」。

走入正向循環很重要,你讓自己有一些體驗跟實驗的機會,你就會知道該衝刺什麼!而不是漫無目地的學東西、提升自己,卻不知道提升自己是為了什麼。

時間軸(16分00秒)
所以這邊簡單的總結一下,我們的人生不是一個線性發展的過程,並不是我們可以在10幾歲、20幾歲,就可以畫出接下來的人生地圖,那是做不到的!

反而在我們20幾歲,甚至不到30歲的年紀,你更值得做的,是要問自己一系列的問題。
想從事什麼?
想跟什麼樣的人過一輩子?
想待在什麼環境?
以及另外更多對自己認知和挑戰的問題

這些問題初期我們一定沒有答案,在講者年輕的時候也是沒有答案的,可是沒有答案並不可恥,因為每個人都是這樣,那這時候怎麼辦?

這時候你要為自己做的就是,刻意幫自己創造一些實驗跟體驗的機會,去體驗職場、戀愛、住不同的地方、認識不同的人,隨著這過程不斷的推演和演進,你會越來越知道自己要什麼跟不要什麼。

我們的人生,不是你哪天在一個下午、在家裡、在紙上就能想像出來的規劃,那是絕對不可能成型的。反而是我們真的讓自己跟世界互動,做一些事情從世界得到回饋,我們會越來越清楚自己想要什麼、不想要什麼;我們的方向、值得提升的地方。

當你有意識的不斷進行嘗試,不斷的收斂,你會越來越瞭解自己,你也才能夠幫自己訂出一個符合變動,並且符合自己真心想要的人生計劃,這是透過專案管理來提升、優化我們人生的方法。

鐵的短評:其實做專案管理就是在說雞蛋不要放在同一個籃子裡,現在很夯的斜槓也是如此,必須培養除了本職之外的第二專長,這樣當我們在面對變動的時候才有退路可走。就像我一開始是做美編,後來發現美編太多人會,普遍也不受重視,就學著寫網頁來跟自己的設計技能結合,美編做不了了,那就當個會美編的網頁工程師,再到後來的行銷、健身和營養也是如此,讓自己有更多的可能性與後路可走。

總結

時間軸(18分02秒)
有一些年輕人一直有一個迷思,覺得人生的重點就是「快」。
快快的唸書,快快的畢業,快快的找工作,快快找一個有錢的工作,然後就覺得自己的人生會一帆風順。

但答案不是這樣的!

如果你採取這個策略,你確實可能會賺到一些錢、得意一段時間,可是到了某個年紀之後(30多歲40多歲),你就會開始有一個迷惘,會覺得自己得到好多東西,可是這些東西未必是自己真心想要的。

這時候你可能還是會退回原點,還是會必須重新來過。

所以講者的建議是,不如在我們20幾歲的時候,就承認「我們真的不知道人生的答案,也不知道自己要什麼。」這並不可恥,就給自己一些實驗跟體驗的機會。

或許你會感覺這樣很繞路,難道不能找到一個更快更直線的路嗎?但這不是繞路,這個體驗過程是必要之路。當你做了一個這樣的事情(探索、收斂、衝刺)之後,你會更瞭解自己,你也才知道後續該去哪裡。

雖然看起來繞路,但其實才是最快的路。

有時候繞路的路,才是能夠讓我們真心覺得快樂的路。人生的重點,真心不是快,而是要讓自己快樂。

因為我們人生就過那麼一輩子,如果你很努力很辛苦才達成了目標,可是這個目標是別人的目標(父母、老師...),都不是你的目標,回頭來看你的人生,你終究不會覺得那是一個滿意滿足的人生。

最後也真心期盼大家,嘗試一下這個人生規劃的方法,讓自己有意識的實驗、有意識的計畫、有意識的調整、有意識的前進。

相信將來假以時日,有一天你再回頭來看,你會覺得你自己度過了一個充實又有意義的人生。

專案管理是我們最好的人生指南!

寫在後面

我是鐵,想來自己過去的歷程也是如此,學生時曾想過要當漫畫家或以繪畫維生,也真的去嘗試,雖然是快樂的,但以台灣來說真的很難讓自己溫飽,就連做設計也是不容易,還是快樂看漫畫就好了!
《寫出影響力》-那個奧客的寫作密技裡有放我以前畫的圖

後來學習網頁設計也是為了幫自己架個網站跟培養第二職能,沒想到做出了一點興趣,收入也還算可以,再來就是逐漸的碰觸到行銷、運動和營養,最後整個串在一起,變成了現在的我。

人生真是一個奇妙的旅程,高中時想以繪畫維生的我,現在卻變成靠文字為生,真的是沒想到。就像這個演講說的,有嘗試才能找到屬於你的快樂,大家一定要試試看,不要放棄跟侷限自己任何的可能性。

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